Key Groep

'We hebben lang nagedacht over de tweede fase. Wat moeten we uitbesteden en wat kunnen we zelf doen? We weten dat we zelf onvoldoende deskundigheid hebben ten aanzien van automatisering en informatisering, maar je geeft veel uit handen als je de vorming van beleid aan een externe overlaat,' vindt John Moolenschot, lid van de Raad van Bestuur van Schakelring.

Externe ondersteuning

Na ampele afweging concludeerde de Raad van Bestuur dat de omvang van de automatisering en informatisering van Schakelring zodanig is dat het moeilijk is de juiste mensen aan te trekken, te begeleiden en aan te sturen. Bovendien betwijfelde de Raad van Bestuur of zij eigen mensen ook in de toekomst een uitdagende baan kan blijven bieden.
'Nadat we hebben besloten tot externe ondersteuning, is overwogen aan wie we een dergelijke opdracht het best kunnen uitbesteden. We hebben de discussie open gevoerd. Uiteindelijk hebben we voor Key ICT gekozen, omdat zij de vereiste deskundigheid kunnen inbrengen. Het feit dat zij onze organisatie al kenden uit fase 1 was een pluspunt,'aldus Moolenschot.

Beleidsplan

Het uitgangspunt voor het beleidsplan wordt gevormd door de klanten, de bewoners van de Schakelring. Moolenschot: 'Alles wat wij doen moet daarop afgestemd zijn, ook de automatisering. Uiteindelijk moet de klant er voordeel van hebben. Een klant zal in eerste instantie weinig voordeel hebben van een financieel systeem. Maar als een manager goede managementinformatie heeft en zijn team daardoor beter kan aansturen, dan heeft de klant er ook weer voordeel van. Dat is steeds het uitgangspunt geweest voor ons beleid.
Daarnaast moet het systeem ondersteunend zijn. Medewerkers mogen er geen last van hebben.'

Aanbesteding

Nadat het beleid is vastgesteld is een Programma van Eisen opgesteld. 'Eerst moesten we een keuze maken voor inbesteden, uitbesteden of een combinatie ervan. We hebben gekozen voor een combinatie. Het serverpark, het onderhoud van alle verbindingen, de helpdesk en het beheer besteden we uit, maar we zullen zelf een ICT-manager aantrekken die als regisseur de vraag van de organisatie kan aannemen, deze kan vertalen naar intern beleid en de externe partijen kan aansturen. Zeker omdat we nog volop in ontwikkeling zijn, willen we beleidskracht binnen de organisatie houden.
Vervolgens startte het aanbestedingsproces. Ook daarbij heeft Key ICT ons ondersteund. Hun opdracht was ons beleid te vertalen naar externe partijen, zodat wij ook in de toekomst verzekerd zijn van een goede infrastructuur, ondersteuning en de oplossing van problemen indien die zich voordoen. We wilden de meest optimale prijs/kwaliteit verhouding bij de soft- en hardware die wij aanschaffen. Key ICT heeft deze taak voor ons uit handen genomen, maar wel zodanig dat wij voortdurend op de hoogte waren van de ontwikkelingen, mee konden denken en onderbouwd beslissingen konden nemen. Dat heeft Key ICT perfect gedaan. Ze vormden een onafhankelijk klankbord, adviseerden ons, en hebben de onderhandelingen gevoerd waardoor we zowel kwalitatief als prijstechnisch een goede deal hebben kunnen sluiten.'

Advies

Moolenschot is tevreden over het verloop van fase 2. Schakelring is nu het gekozen systeem aan het invoeren. 'Zoals het er nu uitziet gaat het lukken om alles op tijd klaar te hebben. De wijze waarop we dit project hebben aangepakt, heeft daaraan bijgedragen. Het was prettig geweest als we een interne liaison met verstand heeft van zaken hadden gehad, die vanuit de organisatie mee had kunnen denken met de projectleider. Nu heeft de externe projectleider zijn deskundigheid van de markt ingebracht en heeft gefunctioneerd als klankbord. Van groot belang voor het succes van het project is om de lijn tussen projectorganisatie en het managementteam (MT) kort te houden. Je moet het MT bij de ontwikkelingen betrekken, zodat zij kunnen meegroeien en meedenken met de doelstellingen van het project.
De projectleider heeft gezorgd voor een goede projectadministratie met standaardrapportages waarin de planning, mijlpalen en kosten helder zijn beschreven, zodat de Raad van Bestuur de voortgang eenvoudig en snel kan volgen. Daarnaast benoemde hij de risico's, waardoor wij indien nodig tijdig konden ingrijpen. Wanneer er zoals bij Schakelring verschillende projecten naast elkaar lopen, is het aan te raden een programmamanager in de arm te nemen. Wij hebben ervaren dat een programmamanager die het totaal overzicht heeft over de verschillende projecten, een ondersteunende en proactieve rol vervult waardoor de projecten vlotter verlopen,' besluit Moolenschot.