Project mislukt voordat inkt business case droog is

[31-05-2010]

Ict heeft een slechte reputatie op het gebied van het succesvol uitvoeren van projecten. Veel van die projecten zijn echter helemaal geen slechte projecten als je kijkt naar de uitvoering er van. Waarom voldoen ze dan toch niet aan de verwachtingen van de opdrachtgever? Vaak blijkt dat vooraf al duidelijk had kunnen zijn dat het project niet zou kunnen slagen als het ict-deel van de business case serieus was begroot en als deze begroting serieus was meegenomen in de uitwerking van de business case. Dit betekent niet dat ict het eigenlijk best aardig doet. Aardig is namelijk een groot probleem. Ict wil gewoon te graag. Onmogelijke projecten moet je niet willen, maar wie durft er nee te verkopen?

Wanneer de opsteller van een businesscase een belang heeft bij het project, omdat hij bijvoorbeeld vanuit zijn functie later denkt te kunnen scoren met deze ict-oplossing, zullen de ict-componenten van het project te positief worden ingeschat.  Juist door een objectieve businesscase op te stellen wordt de juiste rechtvaardiging van het project gevonden en worden de verwachtingen van alle betrokkenen op de juiste manier gemanaged.

Er zijn boeken vol geschreven over het maken van een goede business case. Toch heeft het er de schijn van dat bij het maken van een business case met een ict-component alle goede raad en ervaring ineens het raam uitgaat. De ict-component wordt veel te duur en/of duurt veel te lang, waardoor de business case ineens een stuk minder valide blijkt te zijn. Hoe komt dat toch?

Zodra er een beeld is van wat er in de ict-component gerealiseerd moet worden, moet een eerste schatting worden opgesteld van alle ict-projectdelen met een eigen dynamiek. Zo heeft de ontwikkeling van software een andere dynamiek dan de configuratie van een pakket of migratie van bestaande gegevens. Een goede begroting baseert zich ten minste op een minimale, waarschijnlijke en een maximale omvang van de verschillende ict-projectdelen. Vervolgens dient die omvang vertaald te worden naar een doorlooptijd en kosten. Bij deze vertaling is het verstandig om per omvang te kiezen voor een aantal scenario's met een verschillende doorlooptijd. Bij het verkorten van de doorlooptijd van een ict-project neemt de benodigde hoeveelheid uren exponentieel toe. Dit kan lonend zijn als het snel realiseren van de ict-component veel geld kan opleveren. Vaak zijn de einddata van een project relatief willekeurig gekozen en laat de business case best ruimte voor een wat ruimer geplande ict-component die aanzienlijk goedkoper gerealiseerd kan worden.

Bij het opstellen van de business case moet de inbreng van ict bestaan uit het duidelijk maken in welke mate er een trade-off mogelijk is tussen snelheid en zaken als kostenbeheersing, volledigheid van functionaliteit en projectrisico's.