Key Groep

Na de introductie van de nieuwe financieringmethodiek stelde Jeugdzorginstelling Kompaan en de Bocht zichzelf de vraag op welke wijze de bedrijfsvoering zou kunnen worden aangepast om rendabel te kunnen werken en wellicht zelfs meer cliënten te kunnen helpen.

‘Om efficiënter en effectiever te kunnen werken, hebben we onze professionals nodig. We willen het rendement verhogen, maar de professional en de cliënt moeten hier ook beter van worden,’ stelt Roel van Gurp, lid van de Raad van Bestuur van Kompaan.

Aanvankelijk werd de opdracht gegeven om het werkproces efficiënter in te richten. Dit had niet het verwachte resultaat. Vervolgens werd de managers gevraagd oplossingen te bedenken. Ook hier bleven echte successen uit.

‘Op dat moment kwamen we in contact met de Key Groep. Deze organisatie kenden wij al als onze partner voor het projectmanagement van diverse ICT gerelateerde projecten. Nu kwamen ze echter met het product ‘Zorg Voorop’, dat moet leiden tot rendementsverbetering in de zorg. Zij hebben ons moeten overtuigen, maar we hebben besloten met hen in zee te gaan,’vertelt Van Gurp.

Zorg Voorop

 ‘Zorg Voorop’ is de titel van een programma waarmee een zorginstelling in korte tijd de kwaliteit van zorg verbetert vanuit het perspectief van de klant en de medewerker. Daarbij wordt de productiviteit en het rendement vergroot.

Het programma laat de medewerkers van zorginstellingen zelf geregisseerd zoeken naar verbeteringen in hun dagelijkse zorgverlening. Hiervoor past Key Groep de doorbraakmethodiek toe.

De uitvoerende professional is de sleutel tot het succes. Het gaat erom zijn manier van werken zo goed mogelijk af te stemmen op de wensen van de cliënt. Het gaat er niet om de professional harder te laten werken, maar efficiënter door slimmer te plannen, slimmer verslag te leggen en slimmer werktijden in te delen, zij het in een goede wisselwerking met de belangen van de cliënt

Met behulp van vooraf vastgestelde verbeterprincipes en met gebruikmaking van de Plan Do Check Act (PDCA) cyclus, krijgen de deelnemende teams SMART opdrachten en krijgt de teammanager een coachrol toebedeeld. De teams genereren ideeën en voeren “kleine” experimenten uit. Deze vormen de basis voor best practices die later worden gedeeld met andere teams en vervolgens, daar waar van toepassing, breder geïmplementeerd en geborgd in de organisatie.

De praktijk

‘Onze managers sturen op het proces en de professionals verzorgen zelf de zorginhoud. ‘Zorg Voorop’ stelt juist de professional centraal. Door de professional te vragen hoe zij zelf hun processen (voorbereiden, plannen, verslagleggen, reizen etc.) beter kunnen inrichten en anders met de cliënt kunnen omgaan en dat met elkaar te laten delen, ontstaat een nieuwe dynamiek. De Key Groep heeft de teammanagers begeleid om de gewenste competenties op gedrag- en teamniveau te ontwikkelen en de teams coachend aan te sturen. Het perspectief vanuit het organisatiebelang, het eigen teambelang en het individuele belang zijn hierbij uitgebreid aan bod gekomen. Vervolgens is met de teammanagers een plan van aanpak ontwikkeld om gebaseerd op doorbraakprincipes, zoals motiveren, inspireren, experimenteren, faciliteren en innoveren, professionals uit te dagen verbeteringen in het werkproces voor te stellen en uit te proberen. Dat was soms best moeilijk. Je spreekt managers enerzijds aan op het behalen van resultaten, terwijl je hen anderzijds juist vraagt terug te treden en de professionals de ruimte te laten om initiatief te nemen. Toch blijkt dat in de praktijk zeer goed samen te kunnen gaan,’ licht Van Gurp toe.

Resultaat

Inmiddels werkt Kompaan enkele maanden volgens de nieuwe methode. De resultaten zijn bijzonder goed. ‘Voor mij was het een eye-opener dat verbetervoorstellen die professionals zelf bedenken echt werken. Het zijn misschien geen voorstellen die wij als Raad van Bestuur niet zouden kunnen bedenken, maar omdat de professionals ze zelf bedenken gaan ze er met ziel en zaligheid voor en dan beklijft het. Het zijn juist vaak simpele oplossingen, zoals het verslag maken bij de cliënt thuis, die bijzonder effectief zijn. Het leuke is dat dit soort verbetervoorstellen niet alleen de productiviteit positief beïnvloeden, maar ook het zorgverleningproces zelf. Nu wordt aan het einde van het gesprek het verslag gemaakt en dat dient meteen als een evaluatiemoment met de cliënt. Dan heb je het over een methodische ontwikkeling waardoor de kwaliteit van het zorgproces ook verbetert,’ benadrukt Van Gurp.

De productiviteit van Kompaan en De Bocht is de afgelopen zes maanden met 15% toegenomen. Een trend die zich nog steeds voortzet.

‘Niet alleen de productiviteit is verbeterd. Ook de medewerkertevredenheid is beter. De professional heeft meer grip op zijn eigen werkproces en kan meer verantwoordelijkheid voor het verloop hiervan nemen, waardoor de werkdruk als minder groot wordt ervaren en de trots op het vakgebied toeneemt. Natuurlijk gaat er ook wel eens iets mis, maar dat kun je met elkaar beter opvangen.

Dit soort methoden kunnen alleen werken en renderen als je ze integer toepast. Dan pas zijn ze duurzaam. ‘Zorg Voorop’ stelt de medewerker centraal. Daarmee vereist deze methode dat de organisatie consistent de medewerker en de cliënt merkbaar centraal te stelt, en niet alleen tijdens het project. Alleen door deze houding in het beleid te incorporeren, kun je dit resultaat bereiken. Maar als je dat uitgangspunt goed  en blijvend vormgeeft, dan kun je binnen de organisatie de energie en passie vinden die nodig is om het rendement, de medewerker- en wellicht ook de cliënttevredenheid te verbeteren,’ aldus Van Gurp.