Het projectplan of PID als “CYA” document

[27-02-2010]

Onlangs kwam ik in aanraking met een door een leverancier opgesteld PID (project initiation document) voor de implementatie van een ERP applicatie. Mijn oorspronkelijke enthousiasme voor het project, de doelen en de uitdagingen verdwenen als sneeuw voor de zon.

Het gehele document timmerde letterlijk alles dicht. Alle verantwoordelijkheden en taken van leverancier werden strak gedefinieerd en afgebakend. De opdrachtgever werd geacht aan alle voorwaarden te voldoen om deze mogelijk te maken. Daarmee werd het document meer een contract waarin de klant moest tekenen voor alles wat buiten de verantwoordelijkheid van de leverancier viel.

Enerzijds is dit begrijpelijk. Het is noodzakelijk om een goed plan op te stellen voor een omvangrijk project. En natuurlijk moet ook de klant zich houden aan afspraken. Anderzijds verdwijnt met deze eenzijdige wijze van het opstellen van een PID het belang van de samenwerking. Het gezamenlijk belang en het gezamenlijk doel verdienen meer aandacht. Door een PID uitsluitend vanuit het perspectief van de leverancier op te stellen, verwordt dit tot een CYA-document (Cover Your Ass) gebaseerd op een CYA-methodiek in plaats van een projectmanagementmethodiek.

Een gemiste kans. Juist de focus op een gezamenlijk belang maakt het gemakkelijk afspraken met elkaar te maken, elkaar te enthousiasmeren en betrekken. Bovendien creëert dit begrip, waardoor de vaak weerbarstige weg die bewandeld moet worden tijdens de implementatie van het project met meer succes kan worden afgelegd.

Ook hier geldt 'Samen sta je sterk'. Maak daar gebruik van.

Karel Piethaan