Key Groep

'We hebben ervoor gekozen een externe projectleider aan te trekken, zodat de regie door één persoon wordt gevoerd, die tegelijkertijd de coördinatie voor zijn rekening neemt. We hebben gekozen voor Key ICT en niet voor een documentmanagementbureau, omdat we het project juist wilden aansturen vanuit de invalshoek van ICT. We wilden het bekende loslaten en een nieuw werkproces opbouwen rondom de digitale documentenstromen,'aldus Van Rosmalen.

Projectplan

'De keuze voor Key ICT was gebaseerd op hun projectplan. In het projectplan werd een fasegewijze aanpak voorgesteld, waarin stappen werden gezet die door de stuurgroep goed konden worden gevolgd. Deze fasering vonden wij ook heel belangrijk voor de belasting van de organisatie. De opbouw die in het projectplan werd gepresenteerd was compleet, duidelijk, overzichtelijk en kende een strakke, maar reële planning.'

Impact op organisatie

De digitalisering van documentenstromen heeft een grote impact op de organisatie. 'We vonden het daarom ook heel belangrijk dat de medewerkers van onze afdeling documentaire informatievoorziening (DIV) het project zelf uitvoerden. Zij hebben de kennis over de opbouw, de noodzaak van ontsluiting en het beheer van documenten.
We hebben de klassieke dossiervorming losgelaten. Een dossier moet nu kunnen worden samengesteld op basis van de vraag. Als ik bijvoorbeeld wil weten welke bouwvergunningen er zijn afgegeven voor een specifiek adres, dan moet ik het dossier van dat adres kunnen opvragen. Wil ik voor een bepaalde wijk of een bepaalde periode weten welk soort vergunning is afgegeven, dan moet ik het ook op die manier aangereikt kunnen krijgen. Het gaat dus niet alleen om het digitaliseren van analoge informatie, maar ook om het op een andere manier ontsluiten van deze informatie.'

"Laat het project leiden door een externe, maar doe het zelf"

Projectleider

De projectleider van Key ICT werkt sterk procesmatig. Hij stuurt de medewerkers aan en houdt vast aan de uitgezette lijnen. Daarnaast ondersteunt hij de gemeente bij de keuze voor en aanbesteding van aanvullende systemen, bijvoorbeeld voor het creëren van sjablonen.
'Het opereren in een veranderende organisatie heeft altijd het risico in zich dat hakken in het zand gaan. Dat heeft de projectleider voorkomen door op het juiste moment de juiste mensen erbij te halen, aan te spreken en te enthousiasmeren,'stelt Van Rosmalen.
Wanneer er tegenslagen zijn tijdens het project signaleert de projectleider deze naar de stuurgroep en adviseert hij over mogelijke oplossingen. De stuurgroep besluit vervolgens hoe hiermee verder moet worden omgegaan. 'We hebben steeds vastgehouden aan de planning. Dat levert soms wel extra druk op bij de medewerkers, maar het zet mensen ook aan tot het zoeken van alternatieven.'

Open tijdens de verbouwing

'De afdeling DIV zit van oudsher achteraan het proces en heeft nu een wezenlijk andere rol gekregen. Het besef van de afdeling DIV dat zij op de voorgrond moeten treden en zelf proactief naar de afdelingen toe moeten gaan om gezamenlijk nieuwe processen voor documentstromen op te zetten, is heel goed opgepakt. Het is bewonderenswaardig om te zien hoe het hen allemaal is gelukt. Het enthousiasme is daarin een belangrijke factor.'

"Betrokkenheid alle medewerkers succesfactor"

Om afdelingen te laten zien hoe zaken veranderen en op welke wijze zij hiermee aan de slag kunnen, zijn proeftuinen ingericht. In de proeftuin konden de medewerkers testen of de nieuwe werkwijze voldoet. Daar kwamen onvoorziene aspecten naar voren die zijn aangepast voor de daadwerkelijke implementatie.

"Met projectmatig aanpak zijn projectresultaten binnen planning bereikt"

'Tijdens workshops is aan elke medewerker de nieuwe werkwijze uitgelegd. Op 13 mei 2008 was het uur U. Na een startbijeenkomst zijn de medewerkers naar hun nieuwe werkplekken vertrokken, waar zij aan de slag zijn gegaan met de digitale documenten. Medewerkers zijn nu zelf verantwoordelijk voor onder meer conceptdocumenten en de juiste registratie. Dan loopt er best een keer iets fout. We hebben de medewerkers begrip gevraagd voor een gewenningsperiode en mogelijke kinderziektes. Nu we een paar maanden bezig zijn, zijn mensen enthousiast over het gemak waarmee documenten terugvindbaar zijn en de efficiënte werkwijze,' ervaart een tevreden Rosmalen.