Key Groep

Wanneer wordt verwacht dat de stuurgroep over veel wijsheid beschikt en altijd het goede besluit neemt, is het goed om van te voren af te spreken hoe een stuurgroep intern moet werken, en welke kennis en andere eigenschappen de leden moeten hebben.

Vijf vragen die de leden van een stuurgroep zich zouden kunnen stellen vóórdat ze samen gaan werken in een stuurgroep, brengen wellicht soulaas.

Heeft de stuurgroep zichzelf goed samengesteld?
In veel stuurgroepen zit - volgens klassiek Prince2-model - een opdrachtgever, een seniore gebruiker en een seniore leverancier. Kunnen deze rollen goed worden aangewezen in de stuurgroep? En zijn er daarnaast ook genoeg verbindende stuurgroepleden? Deze kunnen strategisch en tactisch een brug slaan tussen ict en de business. Hoe is de sfeer in de stuurgroep? Komen de leden vaker bij elkaar dan alleen als stuurgroep? Kennen ze elkaar ook als mens? Zijn ze bereid naar elkaar te luisteren en samen tot een goed oordeel te komen voor het project en de organisatie?

Begrijpt de stuurgroep het nut en de noodzaak van het project?
Kunnen de stuurgroepleden elkaar uitleggen wat het project moet opleveren en wat daarvoor reële en acceptabele kosten zijn? Weten ze waarom het project juist nu moet worden gestart? Als er geen business case is opgesteld, komt dat dan omdat deze niet te maken is, of omdat de stuurgroepleden allemaal een ander beeld hebben of is er een andere reden? Als leden verschillende zaken belangrijk vinden, hoe kunnen ze dan toch samen het project besturen?

Wat is de toegepaste methode en terminologie voor dit ict-project?

Binnen ieder project zou aan het begin moeten worden afgesproken welke methode wordt gebruikt. Alle stuurgroepleden zouden een algemene basis moeten hebben voor besturing van ict-projecten en onderlegd moeten zijn in de aanpak en terminologie die wordt gebruikt.

Begrijpt de stuurgroep de reikwijdte en heeft zij genoeg marge om te sturen?
Zijn de grenzen van het project duidelijk vastgelegd? Is de begroting goed en begrijpelijk opgebouwd? Sommige functionele zaken zijn bij aanvang nog niet bekend, maar wel essentieel voor een goed werkend eindresultaat. Technisch lastige zaken worden soms te optimistisch ingeschat. Tijdens het traject ontstaat uit verschillende hoeken druk om wat meer te vragen dan strikt nodig is. In hoeverre kan de stuurgroep rekening houden met deze factoren? Hoeveel marge is opgenomen voor elk van deze posten? En hoe houdt de stuurgroep dit gedurende het project in de hand?

Hoe krijgt de stuurgroep goede en onafhankelijke informatievoorziening?
De stuurgroep neemt tenslotte besluiten op basis van informatie die de stuurgroep bereikt. Weet de stuurgroep wat ze wil krijgen aan reguliere informatievoorziening uit het project? Voorziet de projectmanager daarin? Is er daarnaast een interne, controlerende functie die onafhankelijk van de projectleider, ter zake kundig en zonder nevendoelen het project regelmatig beoordeeld op effectiviteit en beheersing?

De ict-stuurgroep heeft een centrale rol bij projectbesturing. De verwachtingen zijn groot. De onderwerpen voor de vijf vragen liggen voor de hand, maar in de praktijk zijn ze zeer actueel. Voor een goede projectbesturing is een goed werkend besturend orgaan essentieel.

bron: Computable