Budgetoverschrijding projecten kent vaak zelfde oorzaken

[31-03-2010]

De hoofdoorzaak voor de overschrijdingen van het budget bij projecten is vaak terug te voeren op het verzuim om een krachtige projectleider aan te stellen met de verantwoordelijkheid voor het welslagen van het project. In het begin ligt de projectleiding vaak bij een intern deskundige, pas als deze er niet meer uitkomt wordt de projectleiding overgedragen aan een professionele projectleider.

De belangrijkste oorzaken van de financiële- en tijdsoverschrijdingen laten zich als volgt samenvatten:

- een weinig pragmatisch, zich formeel opstellende stuurgroep;
- een stuurgroep die reeds bekende risico's niet beperkt;
-  een initieel te optimistisch kijk op de tijd die met de voorbereiding en de uitvoering van het project gemoeid zijn;
- een ongestructureerde verhouding tussen stuurgroep, projectleider en leverancier;
- een te laag beginbudget;
- een systeem van kostenbewaking, waarmee tekorten op posten worden gecompenseerd door geld van andere deelbudgetten over te hevelen.
- een te krap tijdschema;
- te ruime mogelijkheden voor inspraak van gebruikers waardoor het programma van eisen niet op tijd gereed is, wat weer tot vertragingen leidt;
- projectleiders die te lang volhouden dat het project geheel onder controle is en lange tijd geen melding doen van problemen die zich voordoen.

Een sterke projectleider en een helder projectplan waarin de doelstelling, voorwaarden en rollen duidelijk zijn geformuleerd vormen de basis voor een succesvol project binnen het budget. Bovendien zijn periodieke stuurgroepbijeenkomsten waarin besluiten worden genomen en de afgesproken koers wordt gecontroleerd, noodzakelijk om ieder in zijn of haar rol scherp te houden. Alleen door een project transparant, open en eerlijk te leiden, kan dit succesvol worden uitgevoerd.