Key Groep

Maar weinig projecten voldoen aan 'binnen doelstellingen/budget'. Naast zo’n megaproject als de Noord-Zuidlijn en de dito overschrijdingen zijn er, wellicht in uw eigen gemeente of uw bedrijf, op kleinere schaal voorbeelden te over.
Uit deze voorbeelden blijkt dat (project-)management niet altijd alleen 'beheersen' betekent. Ondanks gedegen projectplannen en vuistdikke documentatie gaat er nog veel mis in projectmanagement. Dat ligt niet per definitie aan de opdrachtgever, het projectdoel, de projectleider of de gezamenlijke voorbereiding: in de startfase van een project is er nog geen vuiltje aan de lucht. Als gedefinieerd is wat het op moet leveren, wat er gebeuren moet, wie welke verantwoordelijkheden heeft, wat een en ander mag kosten en hoe het in planningen en mijlpalen moet passen, lijkt het allemaal nog kans van slagen te hebben. Maar zo tegen het behalen van de eerste mijlpaal komt de realiteit vaak al niet meer overeen met wat er op papier staat.

Focus

Op dat moment is het van doorslaggevend belang hoe de projectleider daarmee omgaat. Gaat hij zijn energie steken in het redden van zijn hachje (zoekt hij naar schuldigen) of probeert hij het project te redden (zoekt hij naar een oplossing)? In het eerste geval focust hij op een onderdeel van het gehele project en maakt dit zijn waarheid. In het tweede geval houdt hij de realiteit van het grote geheel in het oog en dan is zijn mening niet meer de enige.

Projectmanagement gaat niet alleen over de inzet van middelen en het behalen van doelstelling. De projectleider moet ook verwachtingen managen.

Cultuur en menselijk handelen zijn de sleutel voor succesvol projectmanagement. Daarbij gaat het dus eigenlijk over het vastleggen van commitment. Waaraan wil de individuele medewerker in het project zich verbinden? Waaraan geeft hij in de uitvoering van zijn taken prioriteit? Waarom zou hij zich voor dit project meer inspannen dan voor een ander?

Een projectleider geeft een project een meer reële kans van slagen als hij in zijn optreden een combinatie weet te bewerkstelligen van ratio èn intuïtie (onderbuikgevoel). Van beheersen van zichtbare en meetbare middelen èn beïnvloeden van onzichtbare aspecten als menselijk gedrag.

Voortschrijdend inzicht

Zeker bij grote projecten kun je vooraf niet alles weten. Voortschrijdend inzicht betekent vaak ook extra inzet van mensen en middelen. Daarom dient de voortgang van het project continu getoetst te worden aan de businesscase; de rechtvaardiging van het project. Kennelijk is bij de Amsterdamse Noord-Zuidlijn de businesscase nog steeds valide. Daarom mag het toch meer kosten en langer duren. Houd dus als projectleider goed voor ogen wat de businesscase is en wat de verwachtingen van de opdrachtgever zijn.